「勤怠不正なんてあるの？」と思う方もいるかもしれません。
しかし現に各企業で出勤・退勤の時間を不正したり改ざんしたりする社員は存在します。
遅刻しているのに皆と同じように給料を貰っていたり、定時に退社しているのに残業手当を貰っていたりなんてことがあってはいけません。
そのようなことのないように、しっかり対処する必要があります。
ここでは一般的な勤怠不正の手口やその対処法について解説しています。
今すぐできる対処法ばかりですので、大きな問題になる前にきちんと理解して勤怠不正がないように対処していきましょう。
勤怠不正の手口について
出勤・退勤の時間を記録する「勤怠管理」。
しかしなかにはこの記録を不正したり内容を改ざんしたりするケースがあります。
ここではそんな勤怠不正の手口について解説します。
勤怠不正は違法ですのでしっかり理解しておきましょう。
タイムカード式の場合
タイムカード式の勤怠管理で多い不正が“代理打刻”です。
要するにタイムカードの時刻を改ざんすることを言い、社内にいる人に代理で行ってもらえるためこのように呼ばれています。
タイムカード式は比較的簡単に不正や改ざんができるため、どうしてもトラブルが起こりやすい傾向にあります。
そのうえ代理打刻できるとなると、社内で多くの従業員が勤怠不正を行っている可能性も十分考えられるでしょう。
手書きタイプの場合
近年はほとんどの企業がタイムカード式になっていますが、なかには手書きのタイムシートで勤怠管理を行っているところもあります。
このタイプは前述したとおり手書きなので、違う時刻を書くことが容易です。
そのため遅刻をしても定時退社していても、時間を改ざんすれば毎日きちんと出勤・退社しているように見せかけることも容易になってしまいます。
このように自由記入式の勤怠管理は、タイムカードより悪用した不正が起こりやすいので注意しなければいけません。
勤怠不正を予防するための対処法
では、こういった勤怠不正は防げるのでしょうか？
ここでは不正や改ざんを予防するために効果的な対処法を紹介します。
勤怠管理システムを使う
もっとも効果的な方法です。
勤怠管理システムはソフトウェアを使って打刻下時間をしっかり管理できるので、不正や改ざんをすることができません。
一人ひとりの残業時間もすべてリアルタイムで集計できるので、正確なのもメリットです。
他にもチャットやメールなどを使って打刻忘れをお知らせしてくれるツールもあります。
タイムレコーダーの置き場を工夫する
タイムレコーダーで管理をしたい場合は、置き場を変えるだけでも随分変わります。
今まで人通りの少ない場所に設置していたのであれば、会社で目立つ場所に設置するようにするだけ良いでしょう。
おすすめの場所は「部署」「更衣室やロッカー」などの出入り口です。
ただし代理打刻が発覚した場合は、従業員用や更衣室などの出入り口はおすすめしません。
各部署で確認する
各部署でも相互で確認するようにするだけでも、ある程度不正や改ざんを防げます。
人事担当部署だけではすべてを確認するのは大変なので、各部署に協力してもらうことが大切です。
そうすることで打刻忘れや不正などを防げるようになるでしょう。
また万が一社員が勤怠不正を行ったときの処罰も考えておくと、大幅に軽減できます。
注意喚起・周知徹底することが予防に繋がるでしょう。
勤怠不正は徹底的に対処すべし
「遅刻をしたのに時間通り出勤した」「定時に退社したのに残業をした」などの不正や改ざんがあっては、会社としても良い印象がありません。
そういったことがないように、たとえ不正がなくても注意喚起や周知徹底をし、トラブルが起こらないように対処しましょう。
それだけで打刻忘れはずいぶん防げるでしょう。
勤怠不正を防ぐ対処法の中で勤怠管理システムがありますが、そこで使われているのがスマートロックです。
スマートロックの製品でどんなものがあるのかを知りたい方はこちらがおすすめです。